Republika Hrvatska
Grad Dubrovnik
Ured Gradonačelnika
20000 Dubrovnik
Pred Dvorom 1
Interni memorandum
Klasa: 023-05/02-03-01
Broj: 2117/01-02-2
Dubrovnik, 3. prosinca
2002.
Grad Dubrovnik
gospodja profesorica
Dubravka Šuica, gradonačelnica
Predmet: Pro memoria
sastanka održanog 2. prosinca
Draga gospodjo
gradonačelnice
Zahvaljujem Vam se na
brzom reagiranju i nalaženju vremena za raspravu o temama koje sam naveo u svom
dopisu od 28. studenog 2002. Svojim razumievanjem i potporom koju ste iskazali
u analizi predloženih tema, potvrdili ste nužnost sustavnog pristupa
sveobuhvatnoj analizi organizacijskog i funkcionalnog djelovanja dubrovačke
gradske uprave. Sliede zaključci sa sastanka složeni po točkama iz prethodnog
dopisa..
I. Analiza organizacije gradske uprave. Ovo
je točka koja uključuje punu suradnju pročelnika svih odjela gradske uprave.
Zbog toga ste odlučili sazvati sastanak, na kojemu bismo zajedno pročelnicima
objasnili nužnost njihovog snažnog uključivanja u evolucijski projekt
optimiranja upravnih procedura.
II. Načini i putevi organizacijske i funkcionalne optimizacije upravnog sustava. Izrazili ste Vaše zadovoljstvo sadašnjom brzinom pripremanja zaključaka. Medjutim, ostale već postojeće mogućnosti se slabo rabe, pa se do sofisticiranog pretraživanja u cilju potpore odlučivanju nije ni moglo stići. Grafička i vizualna pomagala se rabe minimalno. Trebalo bi pregledati i vjerojatno optimirati protokol dogadjaja, te osmisliti daljnju aplikacijsku sintezu. Alati za uspostavu i održavanje autorizacije pristupa su na raspolaganju, ali se ne rabe, budući da o tome treba postići razumievanje i dogovor.
III.
Monitoring pogrješaka.
Postoji samo na području financija.
IV.
Uska grla u poslovnim procesima.
Vrijedilo bi provesti analizu poslovnih procesa, koja bi pokazala možebitne
nedostatke u ustaljenim rutinskim poslovima, kao i brzinu i učinkovitost u
odgovoru na ad-hoc zahtjeve.
V.
Istraživanje i uočavanje zastarjelih
procedura i mehanizama. U analizi poslovnih procesa može
doći do spoznaje kako je nužno neke procedure bitno
izmijeniti, neke integrirati, a neke razdvojiti. Identifikacija zastarielosti je
učinkovita samo ako je prate djelotvorni mehanizam odlučivanja o zamjeni i
provedba zamjene.
VI. Semantičko uskladjenje sučelja
sustava. Trebalo bi ga provesti.
VII. Tehnička potpora.
Treba osigurati organizacijsko tehničke pretpostavke i odgovarajuća sredstva za
provedbu ili bar započinjanje aktivnosti
nabrojenih u prethodnim točkama.
Molim Vas za primiedbe,
ako se Vaše vidjenje tema koje smo obradili na sastanku, razlikuje od
iznesenog.
Srdačno Vas pozdravljam
mr. sci. Željko Šikić
dipl. ing.
Dostavljenio dalekopisom
na broj: 321528
Preslik: pismohrana Grada Dubrovnika
Primjedbe
Objavi komentar